Del 3. METODER OG PROSEDYRER
3.1. Faglige prosedyrer
Medisinsk diagnostikk og behandling
Smittevern
Miljørettet
helsevern/forebyggende helsearbeid
Faglig medisinske prosedyrer på kontoret
3.2. Administrative
prosedyrer
Arbeidsoppgaver medarbeidere, detaljert arbeidsbeskrivelse
Møtevirksomhet
Personvern og
informasjonssikkerhet
Praktisk
informasjonsbehandling
EDB
Virksomhetsregistrering,
dokumentasjon
Rapportering
Utvikling av senteret
Evaluering
3.3. Samarbeid og
kommunikasjon
Forholdet
til brukerne
Samarbeid mellom leger og andre yrkesgrupper
Spesielle samhandlingsrutiner
Medisinsk
service
Konfliktløsning, erstatningssaker
Etikk
3.4. HMS prosedyrer
Arbeidsmiljø
Oppdatert august 2002
I denne kvalitetshåndboken tar vi ikke opp medisinsk
diagnostikk og behandling på legeplan. Da ville dette heftet fort blitt en
medisinsk lærebok. Vi tilstreber faglig
virksomhet etter allment aksepterte faglige normer, med kontinuerlig internt
prosedyrearbeid.
Medarbeiderne arbeider under medisinsk faglig ledelse av
legene. I kontakt med pasienter forutsettes de å følge de retningslinjer som er
utarbeidet ved Prosedyreperm
for medarbeidere. i tillegg til de rutiner som til enhver tid er utarbeidet
ved senteret. Medarbeiderne skriver ikke selv resepter eller sykemeldinger.
Øyeblikkelig hjelp
Det er flere typer "øyeblikkelig hjelp":
1.
Akutte livstruende tilstander.
2.
Folk som har blitt plagsomt sjuke i løpet av få dager.
3.
Folk som vil
inn til lege litt raskt- uten at det er medisinsk nødvendig.
Akutte livstruende
tilstander skal takles etter retningslinjer fra Norsk indeks for medisinsk nødhjelp. Ved slike tilstander vil det
som regel klart framgå i telefonen at det har skjedd noe akutt, enten i form av
akutt innsettende sterke smerter, pusteproblemer, bevissthetstap/-forstyrrelser
eller akutt forandring av allmenntilstanden.
Når det gjelder de som
har blitt plagsomt syke, og gjerne vil raskt inn for vurdering og
behandling, tas disse inn så lenge det er ledig ø.hj timer. Formelt sett kommer vi i en ansvarsposisjon når folk henvender
seg til oss pga ø.hj .tilstander.
Er det ikke flere ledige timer igjen og resepsjonen vurderer at
pasienten bør sees på samme dag, kontaktes fastlegen for ytterligere vurdering;
evt ekstratime, time neste dag eller henvisning til legevakten. Vurderinger som er gjort skal dokumenteres i
journalen. I noen tilfeller vil det være riktig at sykepleier herfra snakker
med sykepleieren på legevakten med det er ikke regelen. Dette vil særlig gjelde
pasienter som vi kjenner som ikke kan målbære sitt budskap så godt eller hvis
det er særlige forhold som legevakten bør vite.
En viser ellers til anbefalte samhandlingsrutiner mellom Skien legevakt og fastlegene
Pasienter av kategori 3 har i en del tilfelle angst , og det
kan være grunn til å ta vedkommende inn selv om det dreier seg om en medisinsk
bagatell. Hvis en avviser en pasient som krever time samme dag, er det viktig å
dokumentere i journalen hvordan man vurderte situasjonen.
De medisinske rådene som skal gies av sykepleier på
Klosterhagen legesenter går frem av elektronisk prosedyreperm for medarbeidere
og medisinsk indeks. Alle som arbeider på Klosterhagen legesenter skal kunne
bruke dataversjonen av prosedyrepermen.
Oppdatert februar 2003
Stikkskader
Det vises til rutiner beskrevet i Laboratorieperm nr 5
Gynekologisk undersøkelsesrom
Brukte instrumenter
Legges i såpevann
Vaskes i vaskemaskinen hver ettermiddag
Steriliseres i sterilisator i løpet av natten på 180 grader
i 30 minutter
Instrumenter oppbevares i metallskrin. Skrin til spekler og
korntenger steriliseres en gang ukentlig. Utstyr til spiralinnsetting
steriliseres sammen i eget metallskrin.
Blodsøl
Vaskes med kaldt vann
Legge på cellestoff trukket med Klorocid 1 time
Deretter vaskes igjen med vann
Sårskift
Bruke hansker.
Blodprøver av risikopersoner
Bruke hansker
Kryss av for ”smitte” på rekvisisjon
Alt biologisk materiale skal behandles som potensiell smitte
Oppdatert august 2002
Legene deltar i skolehelse- helsestasjons-, tilsyns- og
rådgivende arbeid i
deltidsstillinger.
Planleggings- og koordineringsansvar for disse oppgavene ligger i Skien
kommune.
Individrettet forebyggende helsearbeid er en sentral del av
klinisk praksis, og er beskrevet i egen prosedyrehåndbok.
Sentret har som målsetting å bidra til helsefremmende fokus
på medisinske spørsmål gjennom internettside og kontakt med media.
Oppdatert august 2002
Vi har som mål å standardisere diagnostikk og behandling av
sentrale, hyppig forekommende tilstander hvert halvår. Rutinene er lagt ut på
våre nettsider: Interne faglige prosedyrer ved Klosterhagen legesenter
Oppdatert mars 2003
Se også detaljerte arbeidsbeskrivelser:
Morgenrutiner. Ekspedisjon/luke. Telefon. Personlige
arbeidsoppgaver
Sortere og sende post. Rekvisisjoner. Sykemeldinger.
Resepter.
Kommunikasjon. Den truende pasient Avsluttende ettermiddagsrutiner
Enkelte arbeidsoppgaver er personlige, men alle har ansvar
for at de blir utført:
Eva
Bestille varer. Attestering av regninger. Betale regninger.
Kontaktperson for regnskapsfører og innkassakontor. Ansvar for prislister på
forbruksmateriell. Personalkontakt.
Skal sette opp liste for rulleringsordninger og
arbeidsorganisering for medarbeiderne. Ansvar for: timelister,
turnusplanlegging, ferielister, vikar og opplæring av disse, kontakt med
vikarbyrå. Overordnet ansvar for oppfølging av kvalitetssikringsrutiner, dvs
oppfølging av faglige retningslinjer for medarbeidernes arbeidsfunksjoner.
Ansvar for medisinskap.
Kathrine
ansvar for praktiske sider ved kontorsystemet på
arbeidsstasjonene
ansvar for å vurdere tilgjengelighet pr telefon, timebok og
skranke og annen virksomhetsregistrering.
ansvar for sterilisering og steriliseringsrutiner
Ruth
ansvarlig for at reparasjoner av medisinsk teknisk utstyr
blir utført
ansvarlig apparatur på behandlingsrom og laboratorium,
kontakt med leverandør
ansvarlig lage bestillingsliste for forbruksmateriell
ansvarlig ajourføre prisliste forbruksmateriell
Åse Marit
ansvarlig NOKLUS, kontaktperson for laboratoriekonsulent
Vibeke
ansvar for lekekroken, herunder vask av lekene
Alle på senteret har et felles ansvar for å følge med på at
rutiner blir fulgt; oppdager vi svikt, bør småting rettes opp der og da, men
den som oppdager og påpeker en glipp har et ansvar for å informere alle som
utfører aktuelle prosedyre om dette. Større feil og glipp må tas opp med
administrativ leder.
Organisering av den daglige drift
Som hovedprinsipp bør alle medarbeidere mestre og rotere på
alle arbeidsstasjoner.
Arbeidsbeskrivelse og instruks for legesenteret
For hver arbeidsstasjon er det utarbeidet en arbeids- og
ansvarsinstruks.
Ved vanlig drift er det 3-4 ansatte tilstede hver dag.
Når det er 3 tilstede, har den 3. hovedsakelig
arbeidsoppgaver i ekspedisjonen.
Når det er 4 tilstede, en den 4. på laboratoriet.
Kontorleder har en fast halv dag til administrasjon.
Ekspedisjon
Felles arbeidsoppgaver, merkantile funksjoner
Pasientmottak, dataregistrering, organisering av timebok
Pengemottak, dagsregnskap, månedsregnskap
Telefontjeneste
Telefonsvarer - mestre bruken av denne
Innskrivning av epikriser og prøvesvar. Gjelder samtlige
medhjelpere hvis tid til overs
Arkivering av journaler
Felles arbeidsoppgaver, faglige funksjoner
Pasient veiledning og -prioritering
Arbeidsfordeling for særlige oppgaver
Nr 1
Dagsoppgjør
Oversendelse av girokopier til inkassokontor
Kjøre backup utskrift.
Skifte backup kasett.
Nr 2
Hente, sortere og sende post.
Skaffe skjemaer/levere fra/til trygdekontoret.
Hente pakker på postkontoret.
Trakte kaffe
Hjelpe til på lab/skiftestue hvis 3 tilstede ellers særlige
behov..
Laboratorium og skiftestue
Det er generelt viktig med nøyaktighet når det gjelder
utfylling av remisser, valg av glass, forsendelse mv. Se Klinisk kjemisk
Håndbok
Arbeidsoppgaver:
Prøvetaking og analysearbeid.
Innføring av prøvesvar som er analysert på lab.
Pakke og sende blodprøver.
Ansvarlig for å gjennomføre utstyrskontroller i henhold til
rutiner
Kvalitetssikringsarbeid fortløpende etter oppsett fra
NOKLUS.
Hente, vaske og sterilisere utstyr fra legekontor og
skiftestue.
Ansvar for påfylling av GU-utstyr og skifting av
desinfeksjonsvæske til legekontorene
Vaske undersøkelsesbenker på skiftestua, samt kjøleskap,
sterilisator, instrumentbord og oppvaskbenk
Ansvar for rydding og vasking av benker og labutstyr.
Daglige rengjøringsrutiner: Vask av blanke benker og bord med sprit hver dag
(Vask + såpe ved behov)
Sterilisator kjøres hver natt
Levere på TSS blodprøver som ikke kan vente til dagen etter.
Fordele oppgaver til den 3. eller 4. som er tilstede.
Faste oppgaver for 3. eller 4. tilstede:
Assistere ved småkirurgi.
Blodtrykksmåling, øreskylling og fjerne sting.
Utføre primært renholdsoppgaver fremfor lab.analyser med
mindre den som har laboratoriet som hovedoppgave ber om hjelp
Alle har ansvar for å notere ned når vi begynner å gå tom
for varer.
Vaskehjelp
Arbeidsoppgaver:
Rydde blader, aviser og leker.
Fylle på toalett- og tørkepapir på alle rom.
Vaske alle hvite vasker, toalett og speil.
Vaske alle gulv og fotskamler, herunder nødvendig boning.
Vaske stoler og bord på vente- og spiserom.
Støvtørking i alle vinduskarmer.
Personalet, inklusive leger, rydder i vinduskarmer.
Dører og bilder vaskes ved behov.
Venterom: pusse vindu mot skranke.
Kontor vaske skrivepulter, hyller og trillebord
Vanne blomster
Legekontorer: vaske undersøkelsesbenk og stoler, tørke støv
på skrivepult, bokhylle og benker der det er mulig å komme til.
Morgenrutiner. Ekspedisjon/luke.
Telefon. Personlige
arbeidsoppgaver
Sortere og sende post. Rekvisisjoner. Sykemeldinger.
Resepter.
Kommunikasjon. Den truende pasient Avsluttende ettermiddagsrutiner
Morgenrutiner, åpning av kontoret
Den som begynner kl: 07.45 slår av alarmen med kodenr. Alle
skal kunne koden. Dersom alarmen utløses så ring vaktselskapet.
Oppgi rett kodenavn, som alle også må kunne.
Slå på alle datamaskiner og apparater på lab.
Tøm sterilisatoren og sørg for at alle legene har det
utstyret de trenger på sine kontorer.
Skift back – up kasett.
Arkiver back – up utskrift i merket perm.
Arbeidsfordeling ekspedisjon, felles arbeidsoppgaver:
Pasientmottak, pengemottak, telefontjeneste, telefonsvarer,
innskrivning av epikriser og prøvesvar, arkivere journaler.
Arbeidsstasjon I ekspedisjonen: Oversendelse av girokopier til Inkassokontoret.
Dagsoppgjør, månedsoppgjør.
Arbeidsstasjon II ekspedisjonen: Hente, sortere og sende
post. Skaffe skjemaer/levere fra og til trygdekontoret. Hente pakker på
postkontoret. Trakte kaffe til lunch. Hjelpe til på lab/skiftestue hvis bare 3
stk. er på jobb.
Arbeidsstasjon III lab.: Prøvetaking og analysearbeid.
Innføring av prøvesvar som er analysert på lab. Pakke og sende blodprøver.
Gjennomføre utstyrkontroller i henhold til rutiner. Kvalitetssikringsarbeid
fortløpende etter oppsett fra Noklus. Hente, vaske og sterilisere utstyr fra
legekontor og skiftestue. Ansvar for påfylling av utstyr og skifting av
desinf.væske til legekontorene. Vaske us. Benker på skiftestua, samt kjøleskap,
sterilisator, instrumentbord og oppvaskbenk.
Rydding, vask av blanke benker og bord m/sprit hver dag.
Sterilisator kjøres hver natt.
Levere blodprøver til TSS som ikke kan vente til dagen
etter.
Fordele oppgaver til den 3. eller 4. som er tilstede.
Faste oppgaver for 3. eller 4. tilstede: assistere ved
småkirurgi, BT, øreskylling, sårskift, fj.sting, injeksjoner og vaksiner.
Alle har ansvar for å notere ned når vi begynner å gå tom
for varer og alle skriver inn epikriser og prøvesvar i ledige stunder.
Slå av nattsvareren, åpne luka og hent pengeskrinet fra
oppbevaringsstedet.
Reg. pas. som henvender seg i luka.
Før inn riktige opplysninger på personalia hvis dette ikke
er gjort.
Sjekk at pas. har en fastlege ved vårt kontor.
Pas. som uteblir til timen uten å gi beskjed, får tilsendt en
giro i posten. Spesifiser på giro`n ” uteblitt til time”. Konferer evt. med
legen hvis du er i tvil.
Ta telefoner, prioriter ” hot – line”.
Skriv ut rekv. Til blodprøver på de som kommer utenom time
og lever på lab.
Finn frem svangerskapsjournal til gravide som har time og
lever på lab.
Ordne timer til konsultasjon.
Dokumenter tlf.samtale der du gir råd, veiledning, sm. Osv.
Motta betaling og kvitter alltid på regningskortet til
vedk.pas. på data`n.
Send giro til de som ikke har betalt for konsultasjonen hos
legen.
Presenter Klosterhagen legesenter
Ha alltid luka til venterommet lukket
Lytt til pas.
Spør om pas. fødselsdata og navn
Sjekk fastlege
Skriv kortfattet i journalen hvorfor pas. ringer hvis det
ikke er timebestilling, gi de råd som du er kvalifisert til eller etter
prosedyrepermen. Husk initialene dine hvis du skriver i journalen
Timebestilling – skriv i stikkordform hva timen gjelder
Ø – er akutt time
S – er samtaletime
K – vanlig time
T – telefon, legen ringer pas.
Dersom ingen leger har mulighet til å ta inn pas. til
akutt-time, henvend til legevakta eller konferer med legen.
Akutt sykdom hvor AMK må kontaktes bør legen gjøre det
Pas. settes opp til sine faste lege, unntak er ø.hj. eller
lang ventetid, for eksempel i ferien.
Vis vanlig høflighet
Sett på telefonsvareren til lunch og nattsvareren hver
ettermiddag.
Eva: Personalkontakt, bestilling av varer, alt som har med
regnskap å gjøre. Prislister for forbruksmateriell.
Arb.organisering for medarbeidere, timelister, turnusplanlegging, ferielister,
vikarpool og opplæring av disse. Ansvar for medisinskap, overordnet ansvar for
oppfølging av kvalitetssikringsrutiner.
Kathrine: Ansvar for kontorsystemet på arbeidsstasjonene,
ansvar for å vurdere tilgjenglighet pr telefon, timebok og skranke og annen
virksomhetsregistrering.
Ruth: Apparaturet på behandlingsrom og lab – reparasjoner
blir utført.
Ansvarlig for å lage bestillingsliste for forbruksmateriell og ajourføre
prisliste for dette.
ÅseMarit: Noklus, kontaktperson for lab.konsulent
Ansvar for lekekroken og vask av lekene.
Nøkkelen til postkassen henger i nøkkelskapet
Åpne brev
Sortere posten til rett lege
Post ang. informasjon og lignende. skal daglig leder ha
Post ang. regnskap skal Eva ha.
Kursprogram skal Torill ha
Alle prøver og brev legges i internposten. Denne blir hentet
daglig ca. kl: 12.30.
Be om pas. fødselsdata, navn og sjekk fastlege
Drosjerekv. Kan medarbeideren skrive ut.
Fys.rekv./kiropraktor, henvisninger til spesialist: Pas. må
ha time hos legen hvis ikke de har spesiell avtale med legen, da står det
melding om det i obsfeltet på vedk. pas.
Hvis pas. ikke godtar dette, henvend pas. til legens
tlf.tid.
Spør om rekv. Skal hentes eller sendes.
Spør etter
fødselsdata, navn og sjekk fastlege
Adresse og arbeidsgiver, evt. biarbeidsgiver
Ny sykemelding eller forlengelse av sykemelding
Ny sykemelding må pas. ha time eller tlf.time. Legen avgjør
Dokumenter i journalen hvis ikke time samme dag.
Det er ikke lov å tilbakeføre sykemeldinger
Forl. av sykem. Henvis til legens tlf.tid, hvis ikke pas.
har spesiell avtale med legen, se i obsfeltet.
Skal sykemelding hentes eller sendes
Henting av sykem. er gratis
Sending av sykem. koster kr.50,-
Informer om egenmelding.
Første side av sykemelding skal sendes trygdekontoret samme
dag, pas. må selv skrive under del 4 og levere arbeidgiver.
Hos oss er det kun legene som skriver ut resepter, vi
skriver kun melding til legen hva pas. har spurt etter. Husk fødselsdata og
navn.
Resepter må bestilles dagen før de blir hentet, eller vi kan
faxe til et apotek samme dag.
Reitererte resepter kan ikke faxes, kun minstepakn. på B
– resepter ved fax.
Sjekk at pas. har fått medikamentet tidligere, eller at det
foreligger epikriser/journal fra
sykehusopphold, tidligere lege.
Fornying av p – pille resepter: sjekk om det er mer enn 3 år
siden siste cyt.us.
Gi tydelige og riktige beskjeder
Husk alltid fødselsdato og navn på pas.
Skriv beskjedene til rett lege eller pas.
Beskjeder ang. pas. skrives på meldinger på data`n til
vedkommende lege som har pas. Det
gjelder både beskjeder, sykemeldinger og resepter.
Viktig å bruke data`n så slipper vi gule lapper
Vær høflig og så rolig som mulig.
Prøv å snakk pas. til ro, mens en medarbeider henter hjelp.
Bruk eventuelt alarmknappen, som alle skal vite hvor er.
Kl 1500: slå på telefonsvareren til nattstilling
Dra for gardiner og lås luka
Lås ytterdøra
Sjekk regningskort
Dagsoppgjør for alle legene
Tell opp kassa
Avstem bankterminal
Sjekk meldinger
Sjekk prøvesvar/online
Slå av datamaskinene
Lås døra på lab/ekspedisjon når du går
Vi har to møter ukentlig, et rent legemøte for
administrative forhold onsdager kl 1515-1630 (referent roteres halvårlig: TR
2003) og et felles møte for fagstoff og
administrative forhold torsdag
1115-1200 ( referent roteres halvårlig: KH 2003) Referater sendes elektronisk,
medarbeiderne signerer for lest papirutgave. Legene har i tillegg to ganger i
halvåret "endeløse" møter med faglig stoff. Medarbeiderne eteblerer
egen møtevirksomhet ila 2003
August 2003
Relevante lover
Personopplysningsloven
http://www.lovdata.no/all/nl-20000414-031.html
Helseregisterloven
http://www.lovdata.no/all/nl-20010518-024.html
Helsepersonelloven
http://www.lovdata.no/all/nl-19990702-064.html
Følgende veileder fra Sosial- og helsedirektoratet
foreligger: Veileder om internkontrollbestemmelsene i personopplysningsloven,
helseregisterloven og personopplysningsforskriften:
http://www.shdir.no/index.db2?id=1731
Nasjonalt senter for telemedisin har nylig utarbeidet forslag
til styringssystem for informasjonssikkerhet ved legekontor, og utkast til mal
for risikovurdering med noen konkrete eksempler.
http://www.telemed.no//cparticle84896-4259.html
Kravet til konsesjon og melding gis i helseregisterloven og
i personopplysningsloven.
http://www.datatilsynet.no/dtweb/art_1040.html
Søknadsskjema for konsesjon kan hentes her
http://www.datatilsynet.no/soknad/soknadmain.html
Andre opplysninger kan fås på Datatilsynets web-sider:
http://www.datatilsynet.no/
Oppdatert august 2002
Informasjon utenfra
Hver lege har en
posthylle hvor all post til hver av legene legges.
Uspesifisert post
til legesenteret går inn til administrativ leder som så fordeler den videre til
den det gjelder, eller tar ansvaret for å få sirkulert/kopiert dette til
dem det angår.
Epikriser og overførte journaler
Alle epikriser skal inn til henvisende eller faste lege som
så med merkepenn markerer hva som skal skrives inn i datajournalen og tar
stilling til om papirepikrisen arkiveres i vårt papirarkiv. Elektronisk overførte epikriser signeres av
aktuelle lege før den arkiveres i datajournal.
Feilsendte epikriser, epikriser på ukjente pasienter mm,
returneres til avsender
Originale journaler returneres avsender når
kjerneopplysninger er innført i journal
Prøvesvar
Modemoverførte og lokale prøvesvar gjennomgåes og signeres
av den enkelte lege. Alle papirsvar føres inn i journalen av hjelpepersonellet
og svarremissen legges i posthyllen til den enkelte lege.
Legen tar da stilling til hva som skal føres inn av
laboratoriekommentarer.
Når en lege er fraværende, må personalet sørge for å
forelegge positive prøvesvar for en av de andre legene som så vurderer om dette
kan vente eller om det må ordnes opp i problemstillingen umiddelbart. Vær særlig
obs på INR svar.
Ved ferier og annet
lengre tids fravær, bør INR registreres på den lege som antas å skulle følge
opp prøvesvarene
Prøver som analyseres på sentret
Patologiske prøver blir merket av personalet i datajournalen
tilsvarende merkingen fra sentrallaboratoriet.
Patologi på hgba1c, hcg, u.stix markeres ikke
Informasjon fra legesenteret til samarbeidspartnere
Henvisninger og
brev dokumenteres automatisk i datajournalen ved at legen lagrer denne.
Informasjon fra
legesenteret til pasienter.
Dette temaet tas opp under temaet: Medisinsk service.
Informasjon i form av journalføring
Dette temaet vil bli behandlet i kapittel om: Virksomhetsregistrering,
dokumentasjon.
Intern informasjon
Personalmøtene er viktigste forum for intern
informasjonsflyt. Møtereferater fordeles til alle ansatte.
Alle er ansvarlige for å sende rundt informasjon som er relevant.
Postfunksjonen i journalsystemet brukes til interne
meldinger som kan vente til neste dag og som ikke gjelder enkeltpasienter. Meldingsfunksjon i journalsystemet gjelder
enkeltpasienter og gjennomgås på slutten av legenes arbeidsdag. E-post brukes til diskusjoner mellom legene
og lignende.
Diskresjon
Dataskjermer inneholder mye informasjon, det har vært saker
der pasienter har lest sensitive opplysninger om andre pasienter på legens
dataskjerm og spredt dem videre. Dataskjermer skal prinsipielt vende vekk fra
pasientinnsyn.
Telefonsamtaler samtidig med at man har pasienter inne på
kontoret er en trussel mot taushetsplikten. Ideelt sett bør legen være alene på
kontoret når pasienttelefoner besvares.
Konsultasjoner i resepsjonen: Dette prøver legene å unngå av
flere grunner, dels fordi slike ikke blir dokumentert, og dels fordi andre
meget lett overhører samtalen. Det er ikke for å være vanskelige at legene
unngår slik praksis.
For Internetttilgang, e-post og elektroniske epikriser, se
kap om Ressurser
Vi bruker WinMed journalsystem.
Arkivering eller oppbevaring av prøvesvar og
dokumenter
Etter at de er innført i datajournalen, arkiveres epikriser og rtg-svar i papirjournal kun
hvis legen mener at det er nødvendig. Alt som lagres arkiveres kronologisk i A4
permer
Det røde arket
svangerskapsjournalen arkiveres i ringperm i ekspedisjonen. Etter fødselen
arkiveres det røde arket med fødselsmeldingen i egen perm.
Alle brev og
henvisninger fra senteret lagres automatisk i journalen.
Vi har en ringperm for kopier
av utgående post hvis dette er tekst som ikke lagres i journalprogrammet og
som vi likevel ønsker å lagre.
Prøvesvar håndteres i henhold til organisering av WinMed
journalsystem.
Sikkerhetskopiering
Vi har 5 taper hver
merket med en ukedag. To taper er merket måned lik og ulik. To taper er merket
halvår 1 og 2. Hjelpepersonellet er ansvarlig for å skifte kassetter. Måneds og
halvårskassettene lagres utenfor legesenteret. Hver morgen skrives ut back up
rapport og disse kontrolleres og arkiveres i egen ringperm kronologisk.
Utskriftene kastes når de er 3 måneder gamle.
Reorganisering
Reorganisering av journalprogrammet kjøres 2 onsdager i
måneden; i tilslutning til legemøtene.
Oppdatert mars 2003
Krav til dokumentasjon og journalføring
Kravene til dokumentasjon av vår legevirksomhet er høy. Ved
rettslig behandling av klage, vil det godtas at pasienten gir en beskrivelse utfra
sin hukommelse, mens vi må kunne vise til skriftlige nedtegnelser.
Journalforskriftene pålegger oss å dokumentere vår
virksomhet, og vår databasert journaler ivaretar mye av dette
Gode regler for journalnotater er følgende (SOAP-prinsippet):
|
S |
Subjectiv |
pasientens
subjektive symptomer |
|
O |
Objectiv |
Objektive
funn |
|
A |
Assessment |
Vurdering av symptomer og funn |
|
P |
Plan |
Plan for videre opplegg |
Endring av faste medisiner
Det er legens ansvar å endre de faste medisinene til enhver
tid, inkl når epikrise kommer fra
sykehuset. Beskjed skal gis hjspl dersom de er ansvarlig for medisinutdeling.
Journalføring av suppl us.
Legen fører inn resultat av EKG, spiro direkte i journalen.
Medarbeider tar utskrift av EKG og spiro og legger i legens hylle
Medarbeidere fører inn audio resultat i egen mal i journalen
Dokumentasjon av telefonhenvendelser:
Alle telefonkonsultasjoner med råd gitt av lege og hjelpepersonell
bør ledsages av et journalnotat, som signeres hvis hjelpepersonellet gir rådet.
Det gjelder også der vi ikke kan ta imot pasienten men henviser til annen lege
eller legevakt.
En viser til samhandlingsrutiner mellom fastleger og Skien legevakt, og
presiserer at pasienter som kontakter KLS og ikke kan tas i mot her, men
vurderes til å trenge legekontakt samme dag, skal meldes til legevakta
telefonisk
Telefonhenvendelser kan dreie seg om forespørsel om
prøvesvar. Kortfattede svar på telefonhenvendelser om prøvesvar skal
journalføres. Som rutine kan personalet opplyse om faktiske verdier og om disse
er innenfor normalområdet (evt NPS), men skal avstå fra videre klinisk
vurdering av svarene. Hvis det er unormale prøvesvar får legen beskjed av
hjelpepersonellet om at pasienten har spørsmål om prøvene.
Håndtering av telefoner som handler om resepter og
sykmeldinger
Ved videreføring av langtidssykemelding eller utskrivning av
uendret dose på faste medisiner, vil fyllestgjørende dokumentasjon være
ivaretatt idet aktuelle skjema fylles ut. Ber derimot pasienten om
nyutskrivning eller endring av tidligere avtaler, skal dette dokumenteres ved
signert melding til lege som siden klipper dette inn i journal.
Ved usikkerhet, skal medarbeider kontakte den aktuelle lege
som skal forskrive medikamentet
Telefonhenvendelser fra vårt legesenteret hvor mottaker ikke
svarer, skal journalføres dersom det antas å kunne ha betydning for senere
dokumentasjon
Journalføring på skiftestua
Når sting fjernes, sprøyter settes, BT måles, dvs små
prosedyrer gjøres på skiftestua, noteres dette inn i journalen, og signeres av
den som har utført arbeidet med vedkommendes initialer. Sett diagnosekode A45
om dere ikke finner en annen høvelig kode, og bruk takst etter takstlisten.
Utsending av brev med beskjeder
Bruk også her diagnosekode og takst 1bd.
Resepter og annet som det er vanskelig for pasienten å
hente i skranken
Vi sender resept hjem eller faxer til apotek når pasienten
ber om det. Slik prosedyre utløser tilleggstakst, og pasienten skal opplyses om
at giro sendes ved slike ytelser.
Pasienter med utestående beløp over 300 kr, ytes ikke slike
tjenester.
Resepter skal ikke loves før lege er forespurt. I tilfeller der
legen vurderer det hensiktsmessig å holde særskilt kontroll med forskrivning av
medikament, skal dette markeres i OBS-feltet i journalen.
Pasienter som ikke kan betale
Vi har engasjert innkrevningsfirma til å purre ubetalte
regninger. Den enkelte lege må avgjøre om pasienter som ikke betaler må finne
annen lege. Vi har standardisert brev for melding til pasient om slike forhold.
Fornyelser av resepter
Folk som bruker medisiner fast, vil ofte kunne få fornyet
resept i skranken uten legekonsultasjon. Se etter om preparatet er reiterert,
og om forbruket stemmer med tidligere forskrivninger. Resepten kan hentes dagen
etter at den er bestilt, evt kan vi sende den hjem/ faxe til apotek mot tillegg
i pris. Pasienten skal informeres om at resepter som faxes ikke kan reitereres.
Antibiotika skrives ikke ut uten forutgående kontakt med
lege, unntak: ukompliserte cystitter
Vilkår for å få medikamenter på blå resept;
I Forskrift om godtgjørelse av utgifter til viktige
legemidler står: ”Ved sykdommer som er
nevnt i § 9, jfr. § 2, ytes godtgjørelse bare hvis det er på det rene at
sykdommen er gått inn i en langvarig fase og legen har overbevist seg om at der
er behov for langvarig medikasjon.” Med langvarig forstås her behov for
medikament i mer enn 3 måneder pr. år
Sykmeldinger
1. gangs sykmelding
Prinsipielt skal pasienten inn til lege for vurdering, men
noen situasjoner kan kreve unntak fra slik regel f.eks under influensaepidemier. I skranken må dette gjøres bare i
helt spesielle tilfelle, og da med et journalnotat med symptomer og diagnose
etter muntlig drøfting med lege. Kontaktdato skal fremgå av journal, og
pasienten skal informeres om at sykemelding ikke tilbakeføres.
Fornying av sykmelding
Hovedregel: skal gjøres etter legekontakt. Det bør gå frem
av legens notat om forlengelse er greit uten konsultasjon. Evt journalføres i
skranken kortfattet hvordan tilstanden er
Pasienter som virker truende
Av og til vil de som sitter i skranken oppleve at en pasient
virker noe påfallende; det kan være pga rus- eller misbruksproblematikk eller
det kan skyldes sinnslidelse. Det er da viktig å gjøre legen oppmerksom på
dette på forhånd.
Oppfører en pasient seg truende i skranken, prøver en av
personalet å oppholde vedkommende med imøtekommende snakk, mens en av de
andre utløser ransknappen. I noen situasjoner kan det være aktuelt også å ringe
politiet: 112 eller 35 59 10 00
Alle hendelser hvor pasienter oppleves truende skal
journalføres nøye.
Oppbevaring av medikamenter på legesenteret
Vi oppbevarer kun et nødvendig minimum av medikamenter på
senteret for å kunne ivareta behov ved øyeblikkelig hjelp henvendelser
Den som tar nest siste ampulle av et medikament, legger opp
pakningen slik at ansvarshavende på skiftestua bestiller ny forsyning.
Den lege eller medhjelper som tar ut A-preparater kvitterer
for dette i narkotikaboken.
Oppdatert august 2002
I vårt databaserte journalsystem skjer en mengde
dokumentasjon helt automatisk, og ulike former for dokumentasjonsrutiner i
journal er beskrevet i kapittelet om Virksomhetsregistrering
Uheldige hendelser
Uheldige hendelser som er gjort av lege eller medarbeidere, meldes pr epost til den som er ansvarlig for hendelsen med kopi til resepsjonen. Den ansvarlige tar saken opp på torsdagsmøte en gang pr mnd. Man vil i fellesskap gå gjennom saken og trekke nødvendig lærdom av denne. Meldingene arkiveres og vil bli gjennomgått systematisk en gang i året for å se om avvikene skyldes systemfeil som vi bør rette opp.
Saker som gder enkelt pasienter skal i tillegg
journalføres og det bør der fremgå forløp, eventuelle følger og hvilken
informasjon pasienten har fått. Daglig leder skal ta opp med de øvrige legene
som avvik skal meldes aktuell offentlig
myndighet. Se også kapittel om konflikter.
Feil som legen gjør bør journalføres på samme måte og taes
opp i møte hvis det er av allmenn interesse.
Komplikasjoner
Komplikasjoner til behandling skal også registrere på eget
skjema for å oppdage eventuelle systemfeil. Det er særlig aktuelt ved prosedyrer
som utføres på legesenteret og hvor driften av senteret har innvirkning på
komplikasjonsfaren. Eksempelvis sårinfeksjoner etter kirurgiske inngrep.
Komplikasjonsskjema blir også arkivert og evaluert en gang
årlig.
Årsmelding
Vi er forpliktet til å avgi driftsdata til Skien kommune som
vi har driftsavtale med. Det foregår et nasjonalt arbeid med dette innen
fastlegeordningen (SEDA), men dette arbeidet er ikke sluttført eller operativt.
Senteret vil utarbeide årsmelding med tallfesting om
virksomhetens omfang og tiltak for kvalitetssikring. Denne vil bli tilgjengelig
på senterets Webside.
Oppdatert august 2002
Vi vil arbeide med
målbare målsettinger for forbedret funksjon på mange områder i vår praksis.
Dette vil vi gjøre på flere måter
Vi vil bruke dette kvalitetssystemet som utgangspunkt, og
har som målsetting å revidere den kontinuerlig
Vi vil utvikle kvalitetsindikatorer for tilgjengelighet,
pasienttilfredshet og kliniske prosesser for å følge kvaliteten i senterets
arbeid.
Vi vil arrangere minst ett årlig
seminar med idédugnad slik at det blir fritt fram for alle gode idéer
eller ønskedrømmer.
Vi vil utvikle en systematisk oversikt over ønsket kompetanse for
medarbeiderne, og sammen med medarbeiderne utarbeide kompetanseutviklingsplan
for den enkelte.
Onsdagsmøtene er det viktigste løpende forum for utviklingen
av senteret
Oppdatert august 2002
I vårt daglige arbeid vurderer vi hele tiden
hensiktsmessigheten av våre rutiner. På det viset forsøker vi å utvikle vår
organisasjon til å takle de oppgavene som vi til enhver tid møter. Dette er
dagliglivets praktiske evaluering.
Men enhver organisasjon vil også utvikle "blinde
flekker", dvs at vi gjør en del prosedyrer av vane, og ikke fordi de
lenger er fornuftige eller basert på eksisterende kunnskap. Som for alle andre
gjelder også for oss at gammel vane er vond å vende.
Derfor er det et mål at alle legene løpende evaluerer sin
praksis, det vil bli gjort som en del av arbeidet i kollegagruppene. Det kan
også være hensiktsmessig av og til å sette seg ned for å evaluere deler av
virksomheten mer systematisk. Dette kvalitetssystemet kan tjene som et
utgangspunkt for det, og målsettingen er at vi skal gjennomgå dette systemet hvert år.
Ansvarlig for web-sidene, Gisle Roksund, har ansvaret for å
dra dette igang.
Oppdatert august 2002
Generelt
Vi ønsker at tilgjengligheten til våre tjenester skal være god.
Etterspørselen er periodevis stor på legetjenester, og for å sikre en
forsvarlig vurdering av hastegrad må vi innhente nødvendige opplysninger fra
brukerne.
For at brukerne skal få den tid de trenger inne hos legen,
må de oppfordres til å fortelle hva de søker lege for. Henvendelsene varierer
fra bagateller til livstruende tilstander.
Vi arbeider i ukentlige møter for å styrke vår fagkunnskap
slik at vi kan prioritere rett.
Både medarbeidere og leger har via elektroniske oppslagsverk
tilgang på ytterligere beslutningsstøtte i denne prosessen.
Vi har som hovedmålsetning å verne om konsultasjonen inne
hos legen. Vi oppfatter møtet mellom lege og pasient i denne settingen som vår
viktigste arbeidsarena. For å sikre ro under konsultasjonen, tar legene ikke
telefoner fortløpende, men har alle avsatt egen tid for telefoner i løpet av
sine praksisdager.
Øyeblikkelig hjelp vil noen ganger skape forsinkelser, men
vi har daglig avsatt rundt 20 % av timene for slike henvendelser.
Størst utfordring er å skape grei tilgang for de
situasjonene som ikke er øyeblikkelige
hjelp og samtidig vanskelig kan tåle vanlig ventetid på time.
Øhj timer
Legene tilstreber å ha 20 % ledige timer for øhj. Dersom
alle ø hj timer er besatt, skal medarbeidere skal spørre fastlegen før
pasienten settes til en av de andre legene ved kontoret.
Ved øhj henvendelser på tidspunkter alle oppsatte timer er
besatt, har medarbeiderne myndighet til å fordele nødvendige henvendelser til
den lege de finner gagnlig
Tilgjengelighet, ventetid
Legene ønsker å
tilstrebe en ventetid på ordinære konsultasjoner på 2-3 uker. Vi
bestreber oss på å ha en betydelig fleksibilitet i tildeling av timer, hvor en
tar hensyn til pasientens ønsker og behov, og problemets alvorlighetsgrad.
Mange ganger kan 3 uker være for lenge, men det kan også være helt greit
Maks ventetid på venterommet bør være 15-20 min. Ved
ventetid på over 30 min, skal den enkelte lege opplyse om det på venterommet.
Vi arbeider med rutiner for å måle og følge med på
ventetidene
Informasjon og forespørsler utenfra og inn til
legekontoret
Telefoner på hemmelig nummerlinje
Telefoner fra legevaktsentralen og AMK.
Hvis disse haster, settes de rett inn til fast lege. Hvis
det ikke er hastesak, vurderes dette som vanlig ø. hj. henvendelse, og skrankepersonalet
vurderer om pasienten kan settes opp til øyeblikkelig hjelp time Ved tvil eller
spørsmål om besøk konfereres med fast lege eller den som har mest tid hvis ikke
pasienten er kjent fra før.
Telefoner fra kolleger og samarbeidspartnere.
Disse telefonene settes i hovedsak over umiddelbart. Hvis
stor forsinkelse kan man spørre om legen kan ringe vedkommende opp igjen.
Telefoner på vårt offisielle nummer
Her kan pågangen være formidabel enkelte dager. Den som sitter
i skranken har hovedansvaret for disse og bør kanalisere telefoner til legen i
hans telefontid.
Etter at vi har fått døgnbemannet legevakt, vil alle som
virkelig trenger rask øyeblikkelig hjelp komme i kontakt med oss via
legevakten. Legevakten treffer oss på hotline hele dagen utenom lunsjtid hvor
de kan ringe mobiltelefon med hemmelig nummer.
Telefonsvarer benyttes i lunsjtiden og her skal da opplyses
om legevaktens nummer for øyeblikkelig hjelp. Medarbeiderne har ansvar for å mestre
telefon- svareren.
Kobler man inn telefonsvareren, skal det alltid opplyses ved
hvilket klokkeslett telefonen er åpen igjen. Det skal og opplyses om at
beskjeder ikke mottas på svareren
Pasienttelefoner til lege
Som hovedprinsipp skal legene ta telefoner i telefontiden
Denne er fastsatt av legen i samråd med medhjelperne.
Telefontiden er beregnet på korte beskjeder og spørsmål, ved
større problemstillinger oppfordres pasienten til å bestille time for
konsultasjon.
Opplysninger om når de forskjellige legene har telefontid
finnes på vår web-side og i pasientbrosjyren.
Hvis det er særlige hensyn som må taes kan telefoner settes
over til legen utenom telefontiden. Best er det om han kan ringe opp pasienten
i løpet av kort tid.
Prinsipp for timebok
Timeboka er inkludert i vårt elektroniske
pasientjournalsystem
Vi opererer med 3 typer timer:
Vanlige timer, de merkes i timeboka med K.
Ø. hjelp timer merket med Ø. Disse bør spares lengst mulig
til aktuell dag, men er kan brukes til halv-øyeblikkelig hjelp om påkrevet.
Samtaletimer merket med S. Beregnet til pasienter som ikke
trenger laboratorietjenester, men antas å ha behov for noe lenger tid.
Hvis legene vil sette inn kontroll timer eller ekstra
pasienter må de selv påse at dette er realistisk. I unntakstilfeller kan det
være nødvendig å sette opp ø. hjelp innimellom ordinære timer. Medhjelperne gjør det etter beste
skjønn, men skal varsle legen om det muntlig.
Prinsipp for timebestilling
Pasienten har en fast lege og det bør i størst mulig grad
være den samme som også gir ø. hjelp.
Ved en leges fravær, vikarierer resten av senterets leger
for denne.
Brev som kommer på fax
Brev som kommer på fax, betraktes som ordinær innkommende post, og legges i
den enkelte leges posthylle
Oppdatert august 2002
Generelt
Driftsrutiner er nedfelt i denne kvalitetshåndboka, se de
enkelte kapitlene
Samarbeid mellom legene på senteret
Legene på Legesenteret er faglig likestilte, dvs hver og en
har sin autorisasjon og er selvstendig ansvarlige for sin egen kliniske
virksomhet.
Vi ønsker generelt en lav terskel for å spørre hverandre om
det en måtte lure på i løpende, faglige spørsmål. Vi bør ha lav terskel til
"knock on the door" og be om hjelp/synspunkter.
Hvis noen av kollegene får inntrykk av at en av legene
utvikler betydelig avvikende klinisk skjønn og faglig profil, har man en
kollegial plikt til å ta dette opp. Alle legene deltar i samme kollegagruppe.
Hvis noen av hjelpepersonellet begynner å stille spørsmålstegn
ved en av legenes vurderinger, skal dette tas opp med administrerende leder som
jobber videre med saken.
Legemøter onsdag 15.15-16.30
Samarbeid mellom leger og personale på legesenteret
Legene er faglig ansvarlig for medarbeidernes arbeid. Vi er alle medansvarlige i å etablere og
opprettholde et åpent faglig miljø, hvor det er ønsket at vi spør hverandre når
det er noe vi lurer på. Det betyr at når man som medarbeider er i tvil om noe,
er det meget viktig å spørre legene til råds.
Personalmøter
Vi har ukentlig personalmøte torsdager kl 11.15-12
Hensikten med disse møtene er gjensidig informasjon, samt å
ta opp fortløpende problemer eller spørsmål som angår den daglige driften. Det
gjelder både praktiske og faglige spørsmål.
Møtene skal også brukes til rene faglige tema, jfr egen
terminliste, referat fra kurs, mv.
Medarbeidersamtaler
Målsetningen er å få dette gjort minimum en gang årlig.
Ansvar: Knut Skarholt
Samarbeidende instanser
Legesenteret samarbeider med en rekke instanser og virksomheter.
De viktigste er TSS, private spesialister, hjemmesykepleie,
fysioterapeuter, ergoterapeuter og helsesøstre i kommunen.
I samarbeidet med TSS og andre instanser innen 2.
linjetjenesten, legger vi til grunn Prosedyreperm for
primærleger i Telemark
Legene deltar i tverrfaglig klientrettet samarbeid i
ansvarsgrupper, basismøter på trygdekontoret, elevomsorgsgrupper i skolene mv.
Vi har ellers ingen faste møter med disse samarbeidende
instanser. Øvrige avtaler gjøres individuelt.
Legene er tilgjengelige for telefoner fra samarbeidspartnere
også på administrasjonsdager
Oppdatert august 2002
Allmennlegene har i samarbeid med ledelsen i Helseavdelingen
i Skien kommune utarbeidet en del samhandlingsrutiner mellom fastlegene og
kommunale instanser. Disse rutinene er lagt ut på vår web side, se Samhandlingsrutiner.
Oppdatert august 2002
God medisinsk service kjennetegnes bl a av:
Sikre at pasienter blir tatt hånd om til riktig sted til
riktig tid.
Sikre et funksjonelt samarbeid mellom leger og andre
samarbeidspartnere på ulike nivåer.
Gode informasjonsrutiner til pasienter.
Gode EDB-rutiner, datasikring
En grundig omtale av disse punktene vil nærmest bli en
medisinsk lærebok og droppes derfor i vårt kvalitetssystem. Prosedyreperm for
primærleger i Telemark og Prosedyreperm for medarbeidere.dekker de vanligste relevante
kliniske problemstillingene og er
veiledende for hjelpepersonellet i kontakten med pasientene. I tillegg har vi på Klosterhagen legesenter
utarbeidet felles retningslinjer for senteret for de vanligste kliniske
problemstillingene i allmennpraksis.
Muntlig informasjon fra legen
Den vesentligste del av pasientinformasjonen foregår inne på
legenes kontor. Legenes oppgave er å skape et konsultasjonsklima som gjør
pasientene i stand til å motta og absorbere informasjon som av og til kan være
svært følelsesladet. Legens oppgave blir å omsette medisinsk kunnskap til et
forståelig språk.
Den enkelte lege er ansvarlig for å gi pasienten den
informasjon som er nødvendig såvel muntlig under konsultasjonen som skriftlig
om undersøkelser og prøvesvar.
Muntlig informasjon fra
medarbeideren
Medarbeideren vil i mange tilfelle få temmelig inngående
spørsmål av pasienter både før og etter at de har vært inne hos legen.
Personalet skal være svært tilbakeholdne med å komme med tolkninger av
symptomer og funn/laboratorieverdier overfor pasienter.
Hvis man forstår at pasienter har spørsmål de ikke helt har
forstått svaret på inne hos legen, og de etterpå kommer med spørsmål som
medarbeiderne føler at de har kompetanse til å svare på, så er det lov å veilede pasienten. Vi viser her til
Medarbeiderpermen. Ved spørsmål av faglig art på telefonen eller i skranken
uten at pasienten har vært i kontakt med legen vises til samme prosedyreperm.
Ved usikkerhet skal medarbeider spørre legen før man svarer.
Hvis hjelpepersonellet får tilbakemeldinger om at pasienten
ønsker mer informasjon eller er direkte misfornøyd med denne skal det bringes
videre til legen.
All informasjon som gjelder konkrete kliniske
problemstilling er, skal journalføres
Skriftlig informasjon
I Win Meds brevliste har vi enkelte standardbrev. Vi tenker
oss at listen med standardbrev utvikles stadig ut fra behov som alle på
senteret opplever. Pasientinformasjon finnes i "brev til pasient".
Legene er ansvarlig for å ajourføre disse.
Dokumentasjon for at brev er skrevet skjer automatisk i
datajournalen. Brevtitlene er forsøkt utformet slik at man umiddelbart forstår
hva slags brev som er sendt ut.
Skriver man brev i fritekst, bør man skrive ned tre-fire ord
om hva meldingen til pasienten går ut på. Forøvrig lagres hele teksten
automatisk under brevdelen i journalen.
Prøvesvar som er normale får ikke pasienten beskjed om med
mindre det er avtalt med legen.
Oppslag
I skranken skal følgende oppslag henge:
Oppslag A. Rutine for pasienter ved frammøte på legesenteret
Oppslag B. Rutiner for vurdering av prøvesvar og eventuell tilbakemelding fra
legen
Oppslag C. Prisliste. Vi lager egen liste over aktuelle egenandeler, de
vanligste tilleggsytelsene og prisliste for forbruksmateriell.
Utenfor laboratoriet:
Oppslag B.
Ventetider på time og på venterommet
Legene arbeider med målsetting og standard for KLS på dette
punktet
Ved ventetid ppå venterommet på mer enn en halv time, skal
legen gi brskjed til ekspedisjonen
Ved øhj tilstander i helseperonellovens forstand gis medarbeiderne
myndighet til å kontakte nødvendig lege
Åpningstider ved laboratoriet
Lab stenger før lunsj 11.25 og på ettermiddagen kl 14.30.
Informasjon på internett
Legesenteret har egen webside: www.klosterhagen.no
Siden blir løpende oppdatert. Målsetningen er å gi
pasientene informasjon om senterets organisering og rutiner. Siden inneholder
også stoff om aktuelle sykdommer og egenomsorg. Det er også linker til annen
helseinformasjon. Vi legger ikke opp til kommunikasjon med enkeltpasienter på
nettet foreløpig. Det vil tidligst være aktuelt når journalsystemet har
mulighet for integrert e-post kommunikasjon og dette er tillatt av
datatilsynet.
Se kap om Ressurser
Oppdatert august 2002
Konflikter med brukere
Muntlige tilbakemeldinger om misnøye eller feil til
medarbeidere som er begått skal taes opp med kontorleder og den respektive
pasients lege. Dette gjøres både for å få tilbakemelding om hvordan man har
taklet situasjonen og for å sikre at vi gjør nødvendige tiltak for å hindre
lignende situasjoner senere. Hvis konflikten gjelder en enkelt pasient skal
hendelsen journalføres, med både medarbeiders og pasientens versjon, og det
skal fremgå hvilke tiltak som er gjort. Om pasienten skal ha skriftlig
tilbakemelding avgjøres av legen.
Skriftlige klager skal håndteres av pasientens lege hvis
klagen gjelder behandling. Hvis klagen gjelder senterets drift og
administrative rutiner skal klagen behandles av daglig leder. Alle skriftlige
klager skal besvares skriftlig.
Klager og konflikter skal taes opp i fellesmøter, om
nødvendig anonymt, for å sikre at vi tar nødvendig lærdom av sakene.
Faglig uenighet
Faglig uenighet skal kunne ordnes ved at man blir
enige om hensiktsmessige arbeidsprosedyrer. Her vil legene måtte ha det
avgjørende ord da vi er faglig ansvarlig for senterets drift. Hver lege er
selvstendig ansvarlig for den behandling han/hun driver. Oppstår det tvil blant
kolleger eller hjelpepersonell om en leges faglige vurderinger, må dette tas
opp og avklares. Slike spørsmål bør i utgangspunktet forelegges daglig leder
som så håndterer det videre.
I tilfelle der det oppstår sterke konflikter bør det skrives
referat fra samtalen mellom partene, og konklusjonen på samtalen bør komme
klart fram.
Utlevering av journaler
Hovedregel er at pasienten får oversendt kopi av journalen
ved skifte av fastlege. Pasienten kan få utlevert kopi av journalen hvis det er
sterkt ønske om det.
Alle journalkopier som oversendes andre leger eller
utleveres til pasienten skal legen få til gjennomsyn før de sendes fra
legesenteret.
Hvis tidligere lege sender originaljournal til senteret skal
originalen returneres denne legen etter at resyme er ført inn. Vedkommende har
oppbevaringsplikt selv om pasienten skifter lege.
Offentlige klageinstanser
Klageinstans for tilgang på helsetjenester er helsesjefen og
klageinstans for faglige feil er Fylkeslegen.
I arbeidet vårt møter vi mange ulike problemstillinger, og
kommer i kontakt med ulike regelverk. Overordnet alt dette gjelder de etiske
regler for leger. Disse er tilgjengelige på legeforeningens
webside. På denne siden er det også lenker til en rekke utarbeidede
retningslinjer for hvordan leger og annet helsepersonell bør forholde seg i
spesielle situasjoner.
Helsepersonelloven
er også retningsgivende for våre etiske valg og forsvarlig yrkesutøvelse for
både medarbeidere og leger.
Oppdatert mars 2003
Man kan dele opp HMS-feltet i følgende deler:
fysisk arbeidsmiljø
psykososialt arbeidsmiljø
ergonomi
helse
brann
elektriske anlegg
forurensning.
Fysisk arbeidsmiljø
Daglig renhold gjennomføres, rutinene vurderes
tilfredsstillende
Vi vil ha som mål å gjennomføre hovedrengjøring årlig med
vask av gardiner annet hvert år. Vinduer skal vaskes x 2 årlig. Ansvar: kontorleder
Toalett forholdene er tilfredsstillende.
Ventilasjonsanlegget følges opp av kontorleder. Eventuell
misnøye eller tvil om god nok kvalitet meldes daglig leder.
Lysforholdene
tilfredsstiller vanlig kontorstandard
Støynivået er tilfredsstillende. På venterommet skal det
være dempet klassisk musikk og nyheter
Det tekniske utstyret representerer ikke risiko for de
ansatte. Elektrisk utstyr og medisinsk teknisk utstyr se kapittel 6.
Alle kjemikalier som brukes på legesenteret blir levert med
datablad som oppbevares i kvalitetsikringspermen. Stoffene oppbevares i henhold
til retningslinjer på datablad. . Alle potensielt helseskadelige kjemikalier og
medikamenter skal være sikret mot at uvedkommende kan få tak i disse.
Det er ingen strålingsfare på kontoret.
Biologisk materiale: Hansker er påbudt på lab og skiftestue
når blodig materiale håndteres. Det er ikke påbudt med hansker ved
blodprøvetaking.
Hepatitt A og B vaksine, samt BCG
tilbys de ansatte.
Papirsortering
Det plasseres papiravfallsbeholdere på hvert legekontor
Psykososiale sider ved arbeidsmiljøet
Generelt vil vi tilstrebe en kultur hvor vi har lav terskel
for å ta opp konflikter og vanskelige og belastende situasjoner som oppstår.
Medarbeidersamtaler og ukentlige personalmøter skal blant
annet ta opp psykososiale sider ved arbeidsmiljøet
Interne konflikter
Småkonflikter søkes løst når de oppstår.
Konflikter taes formelt opp direkte med kontorleder eller
daglig leder.
Daglig leder er ansvarlig for å sette i gang de nødvendige
tiltak ved konflikter som medarbeiderne tar opp
Ved større og tidkrevende konflikter kan saken overføres til
en eller flere av de øvrige legene.
Brann
Senteret har egen branninstruks og denne skal være kjent for
alle leger og ansatte.
Kontorleder er ansvarlig for at alle ansatte kjenner
instruksen og daglig leder er ansvarlig ved avvikshendelser og skal informeres
straks hvis avvik og feil. Instruksen er delt ut til alle og er vedlegg 1 i
kvalitetssikringshåndboken.
Brannteknisk utstyr er utleiers ansvar og kontrolleres i
henhold til forskriftene som gjelder slikt utstyr.
Brannøvelser gjennomføres etter egen plan som settes opp av
utleier.
Alle plikter å gjøre seg kjent med permen "Sikkerhet og
Driftsmanual"
Ruth er utnevnt til Brannvernleder
Elektriske anlegg
Se kapittel utstyr,
instrumenter og forbruksvarer
Forurensning